Cómo escribir cartas apropiadas a su propietario

Escribir una carta apropiada a su arrendador no es muy diferente de escribir otros tipos de cartas comerciales. Sus cartas deben comunicar, de manera civil y educada, sus inquietudes y sus esperadas resoluciones. Una carta bien escrita puede hacer mucho para resolver cualquier problema que pueda tener con su arrendador e incluso mejorar su relación.

La comunicación es un aspecto importante de las buenas relaciones entre propietarios e inquilinos. Crédito: FotoMaximum / iStock / Getty Images

Prepárese para escribir

Escribir una carta importante a alguien requiere preparación previa. Esto es particularmente cierto si tiene una relación antagónica con el propietario o si se está quejando de un problema grave y no resuelto. Nunca escribas cuando estés enojado. Espera a que estés tranquilo antes de escribir. Si está escribiendo sobre un tema cubierto en su contrato de arrendamiento o en las leyes estatales de propietarios e inquilinos, revise ambos antes de escribir. Su carta será más persuasiva si puede citar estatutos legales o cláusulas de arrendamiento para justificar sus solicitudes.

Identifícate

Asegúrese de que su propietario sepa de quién está escuchando al incluir su nombre y dirección en su carta. Si estás en un edificio o complejo que tiene un nombre, úsalo también. Si desea una respuesta rápida de su arrendador, incluya su número de teléfono y dirección de correo electrónico e infórmele a su arrendador cuándo es el mejor momento para llamarlo.

Indique su negocio claramente

Explique claramente el propósito de la carta y qué acción, si corresponde, desea que tome su arrendador. Si está solicitando una reparación, indíquelo en su carta e infórmele al propietario cuándo sería un buen momento para programar una visita de mantenimiento. Si le está informando al propietario que no renovará su contrato de arrendamiento, explíquelo en las primeras oraciones y luego informe a su propietario de la fecha de su mudanza y su nueva dirección para que sepa dónde enviar su depósito.

Sé cortés, incluso si te estás quejando

Es fácil sentirse frustrado con un propietario que ignora las solicitudes repetidas de reparaciones o se niega a tratar con vecinos ruidosos. Aún así, es importante ser educado y razonable. Su arrendador puede considerar la mala educación o el sarcasmo como una justificación para ignorar su carta o incluso no renovar su contrato de arrendamiento. Tome un enfoque de "solo los hechos" cuando aborde sus inquietudes y solicite resoluciones.

Revise su carta y verifique la dirección

Los errores de ortografía y puntuación dañan la credibilidad de su carta. Revise su carta y léala en voz alta para asegurarse de que fluya bien. Pídale a un amigo o familiar que lea la carta. Ella puede detectar los errores que usted omitió y le puede dar su opinión sobre la claridad y el tono de su carta.

Considere el uso de correo certificado

El correo certificado le proporciona un comprobante de envío y un comprobante de entrega o intento de entrega. Tener pruebas de sus comunicaciones puede ser útil si la situación se intensifica. En algunos lugares, debe utilizar el correo certificado cuando envíe ciertos tipos de cartas a su propietario. Por ejemplo, en Maryland, un inquilino tiene derecho a estar presente en la inspección de mudanza de su propietario si le notifica a su propietario de su nueva dirección por correo certificado 15 días antes de la mudanza.