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Cuando no obtiene el servicio que desea o espera de una empresa, es posible que tenga que presentar una queja de servicio al cliente. A veces esta es la única manera de resolver un problema. Si ha hablado en vano con los representantes, cajeros, corresponsales y supervisores de la compañía, presentar una queja formal puede corregir su problema de manera expedita. Cuando esté listo para presentar una queja, es posible que deba reunir cierta información y seguir los pasos y procedimientos correctos. Diferentes empresas tienen diferentes procedimientos para presentar quejas.
Paso
Llame a la compañía contra la que está presentando la queja y pídales el procedimiento para presentar una queja de servicio al cliente. Algunas compañías le permiten presentar una queja en línea y otras le pedirán que presente su queja por escrito. Siga sus instrucciones a la carta. Si su queja de servicio al cliente necesita ser escrita, obtenga la dirección correcta para el departamento donde debe ir. Averigüe si su carta debe ser dirigida a alguien específicamente o solo a un departamento.
Paso
Reúne toda tu información. Es posible que necesite el nombre de la persona con quien habló, si él o ella fue la causa de su queja. Obtenga los nombres de todas las personas con las que habló, incluidos los supervisores. Anote el nombre del departamento y el número de teléfono del departamento. Si conoce las fechas y las horas en que habló con las personas, inclúyalas en su documento. A veces, puede pasar varios días hablando con diferentes personas tratando de resolver una llamada de servicio. Anote cualquier otro detalle que pueda pensar con respecto a su queja de servicio al cliente.
Paso
Escribe tu carta. Cuando esté escribiendo su carta, asegúrese de no omitir ninguna información. Escriba el orden en que ocurrieron las cosas y el orden en que habló con ciertas personas. También debe explicar en detalle de qué trata su queja. Proporcione tantos detalles como sea posible. Incluya los pasos que tomó para resolver el problema. Explique por qué la empresa debe tomar los pasos necesarios para corregir su situación. Hágale saber a la compañía que esperará saber de ellos en un futuro muy cercano.
Paso
Envía tu carta. Incluya con su carta cualquier fotocopia de cualquier documento que ayude a su caso. Guarde una copia de su carta para sus registros. La compañía debe volver con usted en un tiempo razonable. Permítales de 10 a 15 días para responder. Es posible que desee enviar una copia de su carta a todas las personas con las que hable o, al menos, al supervisor del departamento correspondiente.
Paso
Seguimiento con la agencia correspondiente. Si descubre que no puede resolver su problema, es posible que deba comunicarse con la Comisión Federal de Comercio (FTC), el Better Business Bureau, una agencia de informes de crédito o incluso la oficina del Fiscal General. También tendrán sus propios procedimientos para registrar quejas.