Tabla de contenido:
En el transcurso de la relación de un empleado con un empleador, puede requerirse una reclasificación del estado tributario. A menudo, una empresa contratará trabajadores por contrato. Si la relación se vuelve regular y continua, es posible que la empresa necesite convertir al trabajador de un contratista independiente en un trabajador asalariado. Si no se clasifica adecuadamente a un trabajador como empleado y no se pagan los impuestos de nómina requeridos, la empresa podría sufrir multas. Cuando se produce una conversión, tanto el empleador como el empleado tienen ciertas responsabilidades.
Paso
Revise las pautas del Servicio de Impuestos Internos con respecto a cuándo un trabajador debe ser tratado como un empleado en lugar de un contratista independiente (vea el Recurso 1). Identifique a todos los contratistas que trabajaron para usted que recibirán un 1099 al final del año tributario y deben convertirse a un W-2 según las mismas pautas.
Paso
Notifique al contratista por escrito la necesidad inmediata de convertirlo en empleado y la información de identificación que necesita para efectuar este cambio. Documente la fecha y la hora en que se produjeron estos registros en el archivo del empleado. Use un recibo de correo certificado con franqueo suficiente si envía el aviso por correo postal. Guarde el recibo sellado por el Servicio Postal de los Estados Unidos en sus registros como su "prueba de envío" legal.
Paso
Configure un nuevo archivo de empleado en su base de datos de empleados y sistema de registro. Clasifique al contratista que se está convirtiendo como salario, exento de salario o no exento por hora, según el trabajo involucrado y el nivel de responsabilidad que tendrá el empleado. Use su computadora y el acceso a Internet para revisar las pautas del Departamento de Trabajo de los EE. UU. Basadas en la Ley de normas laborales justas (ver Recurso 2).
Paso
Establezca un programa de pago acorde con el tipo de clasificación de empleado regular en el que se convertirá el contratista. Establezca activadores para el pago de horas extraordinarias después de 40 horas de trabajo por semana si el nuevo empleado debe ser un empleado por hora.
Paso
Requerir que el nuevo empleado complete un formulario W-4 que proporciona información individual y exenciones de impuestos que se calcularán al determinar los impuestos de retención de nómina. Ingrese al nuevo empleado en su base de datos de empleados y en el sistema de hora según sea necesario.
Paso
Genere un formulario W-2 completado para el nuevo empleado antes del 31 de enero para el año fiscal anterior, informando los salarios, los impuestos retenidos y otra información requerida en el formulario. Envíe cuatro copias al empleado para los diversos requisitos de presentación de impuestos. Conserve una copia para sus propios registros comerciales y envíe una copia al Servicio de Impuestos Internos y a las autoridades fiscales estatales o municipales, si corresponde.