Tabla de contenido:
- Requerimientos de reembolso de millas
- Tasas de reembolso
- Lo que el kilometraje cuenta
- Kilometraje no reembolsado
Las empresas pueden reembolsar a los empleados los gastos de kilometraje relacionados con el trabajo y reclamar una deducción de impuestos. Sin embargo, el kilometraje asociado con el viaje regular del empleado no cuenta como gasto por millaje. Si un empleado no recibe un reembolso total por los gastos de millaje, puede reclamar la parte no reembolsada como un gasto comercial del empleado.
Requerimientos de reembolso de millas
El IRS proporciona algunas pautas para que las empresas reembolsen a los empleados los gastos por millaje. Si se realiza correctamente, el pago no está sujeto a impuestos para el empleado y la empresa puede deducirlo como un gasto. Para reclamar la deducción, el IRS exige que la empresa documente los detalles del gasto y verifique que el viaje fue para fines comerciales. Para que el pago no esté sujeto a impuestos para el empleado, el empleado debe documentar los gastos relacionados con el trabajo y devolver cualquier reembolso en exceso que reciba.
Tasas de reembolso
La forma más sencilla en que una empresa puede reembolsar el millaje de un empleado es usar la tarifa de millaje estándar del IRS. Esta tarifa está diseñada para cubrir el costo promedio de gas, mantenimiento de automóviles, reparaciones, seguros, registro y depreciación. La tasa es de 56 centavos por milla conducida a partir de 2015, y se ajusta regularmente. Alternativamente, una empresa puede decidir reembolsar solo los gastos específicos de automóviles, como la factura de gas para un viaje fuera de la ciudad. Incluso puede optar por no reembolsar el kilometraje en absoluto.
Lo que el kilometraje cuenta
Para que el kilometraje sea deducible, debe conducir o viajar por un motivo relacionado con el trabajo. Visitar a un cliente, recoger suministros o viajar a una conferencia son razones válidas para reclamar el gasto de millas. Sin embargo, el IRS específicamente no permite que los empleados y las empresas deduzcan el kilometraje involucrado en un viaje normal al trabajo. Para tener en cuenta esto, debe restar la cantidad de millas involucradas en su viaje de trabajo normal de su millaje reportado. Por ejemplo, digamos que su hogar es un viaje redondo de 10 millas desde su lugar de trabajo habitual. En lugar de ir a su lugar de trabajo habitual, trabajó en el sitio de un cliente durante un día, lo que fue un viaje de ida y vuelta de 30 millas. El kilometraje incurrido menos su viaje normal (20 millas) es reembolsable y deducible.
Kilometraje no reembolsado
Si condujo para trabajar y su empleador no le reembolsó o solo le reembolsó parcialmente, puede reclamar una deducción de impuestos en su declaración de impuestos personal. Los empleados pueden deducir gastos de trabajo y de negocios no reembolsados en el Formulario 2106. Desafortunadamente, la deducción es limitada. Las deducciones detalladas misceláneas, como los gastos no reembolsados de los empleados, son deducibles solo en la medida en que excedan el 2 por ciento de su ingreso bruto ajustado.