¿Qué cubre el reembolso de millas?

Los empleadores que les piden a los empleados que usen sus propios autos para el trabajo pagan un reembolso de millas. La razón es simple. Los empleadores pueden reclutar y retener mejor a los empleados de calidad compensándolos por el costo de la conducción relacionada con el trabajo. El reembolso de millas cubre los gastos asociados con la operación de vehículos motorizados, como automóviles, camionetas y SUV.

El reembolso de millas solo cubre los gastos realizados para el trabajo. Crédito: Brian Jackson / iStock / Getty Images

Tasas estándar del IRS

Cada año, el Servicio de Impuestos Internos establece una tarifa estándar para el uso comercial de los vehículos. Por ejemplo, en 2015 la tasa fue de 57.5 centavos por milla. La tasa de reembolso se utiliza para calcular la cancelación de impuestos cuando no se reembolsan los viajes relacionados con el trabajo. La tarifa comercial estándar cubre el costo de operar un vehículo promedio, que incluye gasolina, mantenimiento y reparaciones, seguro y depreciación.

Cancelaciones de millas no comerciales

Algunos reembolsos son para la conducción no comercial, pero todavía califican para una exención de impuestos. Los viajes por motivos de mudanza o médicos se podrían deducir o reembolsar a 23 centavos por milla a partir de 2015. La tarifa para conducir cuando se realizan actividades caritativas se establece por ley en 14 centavos por milla.

Kilometraje permitido

HR Hero dice que se deben cumplir tres criterios para el reembolso de millas para calificar como un gasto comercial. Primero, el reembolso puede ser pagado solo por viajes directamente relacionados con el trabajo. Viajar entre tu casa y el lugar de trabajo normal no es un viaje calificado. En segundo lugar, los empleados deben documentar la conducción relacionada con el trabajo. Finalmente, un empleado debe devolver cualquier cantidad de reembolso en exceso pagada. Los empleadores no incluyen los reembolsos de millas calificados como ingresos, por lo que es totalmente libre de impuestos para el empleado. Un empleador puede escribir la cantidad como un gasto comercial.

Mantenimiento de registros para reembolso

Los empleados suelen llevar un registro de kilometraje para documentar su conducción relacionada con el trabajo. Comienza el primer día del año en que se usa el automóvil para fines comerciales y finaliza con la lectura del odómetro el último día. Cada entrada debe indicar la fecha, el motivo comercial del kilometraje y dónde se dirige. Las lecturas iniciales y finales del odómetro deben ser registradas. Los empleadores utilizan esta información para calcular los reembolsos de millas multiplicando las millas generadas por la tarifa estándar del IRS.

Opción de gastos reales

Los empleadores generalmente no usan los gastos reales del vehículo debido a los requisitos de mantenimiento de registros. Sin embargo, los empleados pueden usar los gastos reales si exceden el monto del reembolso. Para usar los costos reales, un empleado debe mantener un registro de millas y registros de pagos de seguros, compras de gasolina, reparaciones y todos los demás gastos del vehículo. Una vez que el empleado utiliza los gastos reales, no puede volver a usar la tarifa estándar si se reclama la depreciación acelerada. Solo se podrán reclamar gastos en proporción al uso comercial del vehículo. Por ejemplo, si el 25 por ciento de las millas recorridas en un año están relacionadas con el trabajo, se puede cancelar el 25 por ciento de los gastos reales del vehículo.