Tabla de contenido:
Los presupuestos de partidas individuales ayudan a las empresas, los empresarios y los jefes de familia a rastrear y monitorear los fondos, ingresos y gastos disponibles por tipo. La herramienta de contabilidad se puede crear para reflejar las diferencias de un año a otro entre los mismos tipos de gastos o para reflejar la diferencia entre el presupuesto y los gastos para un solo año. También puede usar la herramienta de contabilidad para calcular y monitorear los gastos acumulados o proyectados.
Paso
Abra una nueva hoja de cálculo utilizando un programa de software como Microsoft Excel. En la parte superior de la hoja de cálculo, escriba los encabezados de los campos. En el campo, columna A y fila 1 (A1), escriba "Tipo de gasto". En el campo B1, escriba "Gastos actuales". En el campo C1, escriba "Gasto del año anterior". En el campo D1, escriba "Presupuesto del año actual". En el campo E1, escriba "Gasto restante para el año actual" y en el campo F1 escriba "Año actual vs. Año anterior".
Paso
Bajo el campo "Tipo de gasto" y en filas separadas, haga una lista de cada tipo de gasto en el que espera gastar dinero para el año. Los tipos típicos de gastos de artículos de línea incluyen "salarios", "otros gastos de nómina" (que incluyen impuestos y pagos de seguros de salud) "viajes y entretenimiento", "suministros de oficina", "capacitación" y "mercadeo y promoción". Haga una lista de los elementos uno tras otro en filas separadas que comienzan en la columna A y la fila 2 (A2) hasta A7 o hacia abajo, sin embargo, para muchos artículos de línea separados para los que tendrá gastos.
Paso
Definir límites. Pase al campo D1, "Presupuesto del año actual". A partir del campo D2, rellene esta columna con el gasto máximo permitido para cada "Tipo de gasto". Por ejemplo, para el tipo de gasto "Salario", para tres empleados que ganan $ 50,000 al año cada uno, debe completar un presupuesto total de $ 150,000. Vaya a la columna de la hoja de cálculo y complete el presupuesto anual total para cada tipo de gasto de línea de pedido.
Paso
Rellene el año anterior gastar. Pase al campo C1, "Gastos del año anterior". En esta columna, ingrese la cantidad total de dinero gastada para cada tipo de gasto para el año anterior a partir del campo C2.
Paso
Al comienzo de cada mes, complete la cantidad exacta de dinero que gastó para cada tipo de gasto de línea de pedido. Actualice el gasto actual total, comenzando en el campo B2, para los distintos tipos de gastos cada mes a lo largo del año. Por ejemplo, para el tipo de gasto "Salario" en enero, debería llenar $ 12,500. En enero, si gastó $ 150 en papel de copia, $ 75 en sellos y $ 280 en tóner de impresora, el gasto total actual en "Suministros de oficina" sería de $ 505.
Paso
Monitorear el gasto actual contra los presupuestos establecidos. Cree una fórmula en el campo E2 bajo "Gasto restante del año" para restar automáticamente el campo "Gasto actual", B2, del campo "Presupuesto del año actual", D2. Si está utilizando Microsoft Excel para crear su hoja de cálculo de presupuesto, la fórmula se verá así: "= D2-B2". Copie y pegue esta fórmula en la columna E hasta que haya completado la fórmula para todos los tipos de gastos en la hoja de cálculo.
Paso
Cree una fórmula en el campo F2, "Gasto del año actual frente a gasto del año anterior", para hacer un seguimiento de cómo está administrando su presupuesto del año actual, campo B2, en comparación con la forma en que manejó su presupuesto del año anterior, campo C2. Si está utilizando Microsoft Excel, la fórmula se verá así: "= C2-B2". Copie y pegue esta fórmula en la columna F hasta que haya completado la fórmula para todos los tipos de gastos en la hoja de cálculo