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Incluso si su cliente conserva una copia de sus declaraciones de impuestos, todavía está obligado a conservar sus registros de impuestos. El Boletín del Servicio de Impuestos Internos 2012-11 establece que los preparadores de impuestos deben mantener las declaraciones de impuestos, junto con la documentación fiscal de respaldo, por un mínimo de tres años. En ciertas situaciones, es posible que desee mantener los registros aún más tiempo.
Mantener Registros
Como preparador de impuestos, usted confía en la información que sus clientes le proporcionan sobre su situación financiera. Eso significa que usted no es responsable de multas y tarifas si su cliente no fue sincero sobre su situación fiscal, siempre y cuando actuó de manera ética. Debido a esto, usted es responsable de retener los registros de impuestos y la documentación. En el caso de una auditoría o investigación, El IRS puede citar estos registros para comprobar si hay alguna mala conducta de su parte. Si no conserva los registros, podría estar sujeto a una multa de $ 500.
Que Mantener
Junto con la declaración de impuestos principal del cliente, debe guardar una copia de cualquier documentación que su cliente le proporcione sobre su declaración de impuestos. Asegúrese de retener:
- El formulario principal de impuestos del cliente.
- Apoyando los horarios de impuestos
- Papeles de impuestos
- Lista de verificación de la declaración de impuestos preparada por el cliente
- Recibos, extractos bancarios, libros de contabilidad generales u otra información financiera proporcionada por el cliente.
El IRS le permite mantener la documentación en formato físico o electrónico.
Periodo de tiempo
El IRS ordena que preparadores de impuestos mantienen información para una mínimo de tres años a partir de la fecha de presentación de la declaración de impuestos. Sin embargo, es posible que desee conservar los documentos por más tiempo. Aunque el plazo de prescripción es de tres años para la mayoría de las declaraciones de impuestos, el IRS tiene un estatuto de limitaciones mayor para circunstancias especiales.
Por ejemplo, el IRS puede mirar hacia atrás siete años si el contribuyente reclamó una pérdida en valores sin valor y seis años si el contribuyente no reportó más del 25 por ciento de sus ingresos. Aunque no está obligado a mantener registros por más de tres años, hacerlo puede ser útil para su cliente si está sujeto a una investigación del IRS en el futuro.