Tabla de contenido:
- Documentos financieros
- Documentos de identificación
- Documentos contractuales
- Expedientes educativos
- Records personales
¿Se pregunta cuánto tiempo se deben guardar los documentos? Primero, determina qué es el documento. Por ejemplo, si un documento incluye información monetaria, como recibos de pago o estados de cuenta de préstamos, estos se clasificarán en documentos financieros. La mayoría de los documentos financieros se almacenan por año y se conservan durante varios años para su posterior auditoría financiera, si es necesario. Otras categorías incluyen identificación, contractual, educación y personal.
Documentos financieros
Mantenga los ingresos y gastos, facturas y otros documentos financieros, como los estados de cuenta bancarios mensuales, hasta por un año. Sin embargo, al archivar registros financieros con fines impositivos, debe guardar documentos financieros personales y de negocios, como recibos, por hasta 10 años en caso de que lo auditen.
Documentos de identificación
Un documento de identificación es una prueba de la edad de una persona y el nombre de nacimiento dado, como un certificado de nacimiento o una licencia de conducir. Estos documentos deben conservarse de por vida, relativamente a la mano, a solicitud de las autoridades legales. Una licencia de no conducir emitida por el estado también es una forma de identificación documentada que debe renovarse al vencimiento, como una licencia de conducir.
Documentos contractuales
Los documentos contractuales son cualquier acuerdo escrito entre un individuo y un tercero para el intercambio o venta de bienes o servicios. Estos bienes o servicios pueden ser una casa o un automóvil, que incluirían cualquier contrato de arrendamiento o escritura de propiedad, o garantías sobre la propiedad comprada. En cualquier caso, un documento contractual tiene un vencimiento designado o una fecha de finalización del documento, que también puede ser la fecha designada para descartar el documento.
Expedientes educativos
El almacenamiento de documentos de investigación graduados y similares, en una caja de zapatos o una carpeta plegable, puede ser beneficioso para su uso posterior al archivar documentos educativos por semestre. Con el trabajo archivado del semestre, un estudiante puede revisar su trabajo anterior para un examen de medio término o final, así como para disputar las calificaciones finales si surge la necesidad.
Para otros documentos educativos, como pagarés o declaraciones de préstamos estudiantiles, intente archivar estos documentos en la categoría financiera. Esto le ayudará a mantenerse al tanto de las obligaciones financieras.
Records personales
Los registros personales son documentos tales como un certificado de matrimonio, título universitario y registros médicos que son piezas confidenciales que tienen un valor significativo. Estos artículos siempre deben almacenarse en un lugar seguro o guardarse, ya que estos artículos no suelen presentarse en público. Un certificado o título se puede enmarcar y montar para preservarlo y mostrarlo de forma privada en su hogar o en una oficina.