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El Servicio de Impuestos Internos permite una variedad de diferentes planes de reembolso de millas. Los empleadores pueden reembolsar los gastos reales del vehículo, usar la tarifa estándar de millaje del IRS o no reembolsar los gastos en absoluto. Para ser un gasto válido, la empresa debe mantener un comprobante del gasto y verificar que las millas se condujeron con un propósito comercial.
Fundamentos de reembolso de millas
El IRS permite a las empresas reembolsar a los empleados y otros representantes de la empresa por los viajes de negocios. Si el negocio sigue las pautas del IRS, el reembolso es como un gasto para la empresa y un pago no tributable para el empleado. Para ser un gasto válido, la compañía debe mantener registros del gasto y verificar que se usó para el trabajo. Para ser un pago no tributable para el empleado, el empleado debe informar los gastos de manera oportuna y devolver cualquier reembolso en exceso que reciba.
Tasa de kilometraje estándar del IRS
El método de reembolso de millas más simple para una empresa es la tarifa estándar por milla del IRS. Según este plan, el empleado y el empleador solo deben llevar un registro de las millas recorridas por negocios en lugar de documentar los gastos reales. Esta tasa se actualiza periódicamente por el IRS para reflejar el gasto promedio de gas, mantenimiento, reparaciones, seguros, licencias, registro y depreciación incurrido por milla recorrida.
Gastos reales
En lugar de reembolsar a la tarifa estándar por milla, una empresa puede optar por reembolsar los gastos reales del vehículo incurridos. Esto es más intensivo en detalles en comparación con la tarifa estándar por milla del IRS, pero puede resultar en un reembolso más alto si el empleado maneja un auto de lujo o compra un seguro costoso. Bajo este método, el empleado calcula la cantidad total de gasolina, mantenimiento de automóviles, reparaciones de automóviles, depreciación, derechos de licencia, tarifas de registro y gastos de seguro de automóviles para el año. Luego, prorratea el gasto en función de la cantidad de millas recorridas por negocios. Por ejemplo, digamos que un empleado condujo su automóvil un total de 10,000 millas durante el año y 5,000 de esas millas eran para negocios. Si incurrió en un total de $ 10,000 en gastos de vehículos durante el año, su empleador puede reembolsarle $ 5,000 mientras pueda documentar los gastos.
Otros metodos
El IRS permite a las empresas reembolsar los gastos de millaje de la forma que deseen, siempre que conserven la documentación. Algunos empleadores pueden optar por reembolsar solo la cantidad real de gasolina comprada en viajes de negocios. Otros no pueden optar por reembolsar gastos de kilometraje en absoluto. Si un empleador solo reembolsa una parte de los gastos de millaje, o no tiene ningún gasto de millaje, el empleado puede cancelar la parte no reembolsada como una deducción detallada en el Formulario 2106, Gastos comerciales del empleado.