Tabla de contenido:
Una carta cuidadosamente elaborada es primordial si espera recibir un reembolso por una compra importante como un automóvil. Su solicitud de reembolso aborda el problema fundamental del servicio al cliente. Si el concesionario de automóviles valora el servicio al cliente y usted tiene un reclamo legítimo para un reembolso, debe cumplir con su solicitud.
Paso
Póngase en contacto con el concesionario de automóviles. Explique la naturaleza de su llamada y obtenga un nombre de contacto para la persona que maneja los problemas de servicio al cliente, como los reembolsos. Informe al concesionario de su intención de reclamar un reembolso y por qué. Esto coloca al negocio en aviso para que esté al tanto de su reclamo. Use el tacto si siente que pedir un reembolso podría volverse polémico. Lo último que quiere hacer es reducir sus posibilidades de recibir un reembolso debido a sus malos modales.
Paso
Utilice un formato de negocio para crear el título de su carta. En un formato comercial, este es su nombre, dirección y fecha en la parte superior de la página. El encabezado debería verse así:
Su nombre Su dirección postal Su ciudad, estado Código postal postal Su dirección de correo electrónico (si tiene una) Fecha
Paso
Cree la dirección interna, que incluye el nombre y el apellido de la persona a la que está escribiendo. La dirección interna sigue el mismo formato que su encabezado:
Nombre y apellidos de la persona de contacto en el concesionario de automóviles Su domicilio, ciudad, código postal del estado
El espaciamiento es importante. Idealmente, no debe haber más de dos espacios de línea entre el encabezado y la dirección interna.
Paso
Cree el saludo, que es donde se dirige a la persona en la carta. El saludo estándar es: "Estimado Sr. (Sra.) Nombre completo:" A diferencia de una carta amistosa, asegúrese de usar el nombre y apellido de la persona en la carta comercial, que requiere un saludo formal.
Paso
Escribe (o escribe) el Cuerpo de la letra. Aquí es donde haces tu punto principal. Separa el cuerpo de la letra en tres partes: el principio, el medio y el final. Preséntese con su nombre completo y por qué está escribiendo la carta: para solicitar un reembolso. No haga sangría, porque las cartas comerciales siguen un formato de bloque.
Paso
Indique por qué merece un reembolso en la parte central del cuerpo de la carta. Esta es una carta persuasiva, profesional y apasionada. Indique la razón por la que cree que merece un reembolso después de su introducción. Simplemente pedir un reembolso sin explicación probablemente caiga en oídos sordos. Incluya toda la información pertinente y copias de la documentación de respaldo, como los nombres de las personas con las que ha hablado y su recibo de venta. Termine el cuerpo de la carta agradeciendo a la persona de contacto e incluya su número de teléfono y la mejor hora para comunicarse con usted.
Paso
Cierre la carta con "Sinceramente suyo" y firme su nombre en la parte inferior de la carta. Si escribió la letra, también escriba su nombre completo debajo de su firma.