Los libros de contabilidad simplemente están ejecutando registros de créditos y débitos. Usamos un libro de contabilidad cada vez que ingresamos cheques o depósitos en nuestras chequeras o depósitos y retiros en una libreta de ahorros. Algunas personas tienen un libro de contabilidad del hogar. Otros mantienen libros de contabilidad corporativos para pequeñas empresas o corporaciones internacionales. Aunque la informatización ha simplificado el trabajo del contador corporativo, también se puede aplicar a las finanzas domésticas. Los libros de contabilidad basados en computadora están disponibles como freeware o shareware, así como los paquetes profesionales disponibles para su compra. Las tabletas de libro mayor están disponibles en cualquier tienda de suministros de oficina y en la mayoría de las papelerías.
Los libros de contabilidad contienen al menos cinco columnas, utilizadas para fecha, detalle, crédito, débito y saldo. La columna de detalles se usa para el nombre del beneficiario o la fuente de ingresos y cualquier nota. Los ingresos o gastos se registran en la columna de crédito o débito (dejando en blanco la otra columna) y se ingresa un total acumulado en la línea del saldo. Se pueden agregar columnas para indicar ingresos imponibles o gastos deducibles. Los libros de contabilidad deben mantenerse durante un período determinado, una semana o un mes, dependiendo de la cantidad de transacciones que se produzcan. Al final del período, los débitos y créditos se totalizan y el saldo final se verifica sumando los créditos y restando los débitos del saldo inicial. El saldo final se "adelanta" como saldo inicial en el libro mayor para el próximo período. Asegúrese de marcar cada hoja de su libro de contabilidad con un título (libro de familia, nombre de la empresa), las fechas del período que cubre la hoja y los encabezados de las columnas. Si se necesita más de una página para cubrir un período de actividad, asegúrese de marcar los números de página para el número total en cada página.
Los contables son utilizados por los contadores para preparar balances, realizar un seguimiento de los ingresos y gastos para las declaraciones de impuestos y preparar presupuestos. Para utilizar el libro mayor para esto, asignan números de cuenta para cada grupo de activos y pasivos. Se puede dar un número de cuenta por separado a: ingresos de cada fuente, pagos de alquiler, hipotecas y préstamos, alquileres de computadoras, gastos escolares o cualquier tipo de ingresos o gastos para los que pueda necesitar un total al final del año. La numeración de la cuenta facilita la recopilación de datos que se pueden usar para calcular los impuestos o hacer presupuestos. Al usar su libro mayor, puede preparar un presupuesto para su empresa y hogar que pueda predecir qué gastos debe planificar y qué tipo de ingresos puede esperar. Mantenga libros de contabilidad separados para cuentas comerciales y personales para llevar un registro del dinero y tener registros completos para su contador.