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Después de presentar sus impuestos federales, respira profundamente y guarda su copia de su declaración de impuestos. En algún momento, puede decidir hacer un gran mantenimiento de los formularios de impuestos y la documentación, pero tenga cuidado: es posible que deba mantener sus registros durante varios años más antes de enviarlos a la trituradora.
Mantener registros
Los registros de impuestos deben mantenerse a mano si el IRS audita su declaración. Si el IRS audita sus impuestos, necesitará copias de las declaraciones para los años que se auditan y la documentación de respaldo. Sin esa información, no podrá explicarle al IRS ciertas deducciones tomadas y es posible que deba pagar impuestos adicionales, pagar intereses y pagar multas.
Período de Limitaciones
El IRS asigna un período de limitaciones para varios formularios de impuestos y documentos de respaldo. Ese período comprende el momento en que puede modificar su declaración, reclamar un reembolso o impuesto o cuando el IRS puede cobrarle un impuesto adicional. Por ejemplo, si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración, mantenga esos registros durante tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración original. O bien, reténgalos durante dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde. Si no ha enmendado su declaración, entonces mantenga sus registros de impuestos por tres años, pero por seis años si no reportó sus ingresos brutos en un 25 por ciento o menos.
Otras limitaciones
Si presentó una pérdida por reducción de deuda incobrable o por valores sin valor, entonces debe mantener sus registros durante siete años. Los registros de impuestos de empleo deben mantenerse durante cuatro años después de que el impuesto se haya pagado o se deba. Mantener registros en su lugar en un cajón de la cocina o archivador y contarles a otros familiares sobre su sistema es importante, aconseja Debra Pankow, de la Universidad Estatal de Dakota del Norte.
Registros indefinidos
Deberá mantener sus registros de impuestos por tiempo indefinido si ha presentado una declaración de impuestos de manera fraudulenta o si no ha presentado sus declaraciones de impuestos. Algunos profesionales de impuestos instan a los contribuyentes a mantener el IRS relacionado, las mejoras para el hogar y la documentación relacionada de manera permanente para ayudar a reducir sus ganancias de capital cuando eventualmente vendan su casa.
Otros registros
El IRS aconseja a los contribuyentes que mantengan registros relativos a la propiedad "… hasta que el período de limitaciones expire para el año en que usted disponga de la propiedad en una disposición sujeta a impuestos". Estos registros lo ayudarán a calcular cualquier deducción por depreciación, amortización o agotamiento. Además, estos registros lo ayudarán a calcular la ganancia o pérdida cuando venda su propiedad. Incluso si el IRS no le exige que mantenga ciertos registros después de una fecha específica, mantenga los registros de interés para los acreedores o las compañías de seguros por más tiempo.