¿Qué sucede si los gastos prepagados no se ajustan en un estado financiero?

Los gastos pagados por anticipado son el resultado de pagos en efectivo anticipados por gastos en los que una compañía incurrirá durante varios períodos contables en el futuro. Las compañías ajustan los gastos prepagos periódicamente para reflejar la parte de los gastos prepagos incurridos a lo largo del tiempo. Si los gastos prepagados no se ajustan, se exagerarán y los gastos realmente incurridos serán subestimados. Una tergiversación de los gastos pagados por anticipado y los gastos incurridos tendrá un impacto tanto en el balance general como en el estado de resultados.

Gastos pagados por anticipado

Los gastos prepagados se convierten en gastos incurridos ya sea con el paso del tiempo o mediante el consumo. Los ejemplos de gastos prepagados incluyen pagos anuales de seguros y alquileres prepagos que vencen con el tiempo, o suministros de oficina que duran varios períodos contables y caducan por usos. Cuando las empresas compran gastos prepagos, cargan gastos prepagos y créditos en efectivo. El monto original de los gastos prepagos disminuye a medida que partes de los gastos pagados se cargan en gastos reales cuando se incurren en el futuro.

Activo del balance

Un gasto prepagado no es un elemento de gasto como lo implica el término, sino un activo que se informa en el balance general. El débito de gastos prepagados para registrar los prepagos para gastos futuros aumenta el saldo de la cuenta del gasto prepagado como un activo. Con el tiempo, cuando las empresas recurren al activo de los gastos pagados por anticipado para cubrir gastos futuros, el saldo en la cuenta de los gastos pagados por anticipado debería disminuir en consecuencia. Sin embargo, sin realizar ningún ajuste, el saldo de la cuenta se mantiene como se registró originalmente, exagerando el valor de los gastos prepagos como un activo.

Gastos del estado de resultados

Los gastos incurridos en futuros períodos contables fuera de los gastos prepagos se reportan como partidas de gastos en el estado de resultados. Dado que las compañías han pagado por adelantado los gastos en los que incurrirán en el futuro, no habrá transacciones vinculadas a la incurrencia de gastos durante cualquiera de los períodos contables futuros. Sin una transacción comercial acompañada, las empresas a veces pueden olvidarse de registrar e informar un gasto después de haberlo incurrido. La omisión de dichos ajustes de gastos subestima la cantidad de gastos en el estado de resultados.

Ajuste de entradas

Las empresas utilizan entradas de ajuste al final de un período contable para ajustar los gastos pagados por anticipado y registrar los gastos incurridos. Las entradas de ajuste son una entrada de crédito a la cuenta de gastos prepagados en el balance general y una entrada de débito a la cuenta de gastos en el estado de resultados. El ajuste de crédito reduce el saldo de la cuenta del gasto prepago y el ajuste de débito aumenta el gasto incurrido. Con los ajustes, los gastos prepagados como un activo en el balance general y los gastos incurridos e informados en el estado de resultados se consignan de manera apropiada en sus saldos correctos.