Tabla de contenido:
- Planes responsables
- Gastos no reembolsados de los empleados
- Cálculo del gasto de kilometraje
- Reembolsos a contratistas independientes
La mayoría de los empleadores reembolsan los gastos por millaje según un plan responsable para que los empleados no paguen impuestos por los reembolsos por millaje. Sin embargo, si su empleador no tiene un plan responsable, los reembolsos se considerarán salarios sujetos a impuestos. Si este es el caso, los empleados pueden deducir el gasto utilizando el Formulario 2106. Los contratistas independientes que reciben reembolsos de millas deben definir claramente el gasto para los clientes para que no esté incluido en la compensación tributable.
Planes responsables
Su reembolso de millas no está sujeto a impuestos, siempre y cuando lo haya proporcionado un empleador con un plan responsable. Un plan contable es uno en el que el empleador verifica que todos los gastos incurridos para el negocio y mantiene la documentación del gasto. Si su empleador tiene un plan responsable, todos los reembolsos de gastos se excluirán de su pago y no se incluirán en su Formulario W-2. Si su empleador no tiene un plan responsable, el reembolso de millas se incluirá junto con otros salarios en el recuadro 1 del formulario W-2.
Gastos no reembolsados de los empleados
Si su empleador no tiene un plan responsable, usted tiene la oportunidad de cancelar el gasto. Debido a que cualquier dinero por millaje se reportó como salario, eso significa que técnicamente no recibió un reembolso por gastos de millaje. Los empleados que no son reembolsados por gastos pueden enumerarlos como una deducción detallada en el Formulario 2106. Su deducción es la diferencia entre el gasto por millaje en el que incurrió y lo que se le reembolsó. Los gastos varios, como los gastos comerciales de los empleados, son deducibles solo después de que excedan el 2 por ciento de su ingreso bruto ajustado.
Cálculo del gasto de kilometraje
Si necesita reportar el kilometraje como un gasto no reembolsado del empleado, tiene dos opciones para calcularlo. La primera opción es calcular los gastos reales. Eso significa que tendrá que calcular la cantidad de gas, seguro, tarifas de registro, mantenimiento de automóviles y depreciación en que incurrió para fines comerciales. Este puede ser un proceso detallado, por lo que el IRS permite a los contribuyentes tomar una tarifa estándar por milla en lugar de deducir los gastos reales. Para el 2014, el IRS les permite a los contribuyentes una deducción de 56 centavos por milla manejada por negocios.
Reembolsos a contratistas independientes
Los contratistas independientes pueden recibir reembolsos de millas de los clientes cuando viajan por una asignación. Si su cliente registra este pago como reembolso de gastos, no aparecerá como compensación en su Formulario 1099-MISC anual. Sin embargo, si no califica claramente este cargo como un gasto, su cliente podría reservarlo accidentalmente como parte de su compensación y pagará impuestos sobre él. Para evitar esta situación, mantenga registros de lo que ha facturado a los clientes y comuníquese con su cliente si observa alguna discrepancia en su 1099.