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Si tiene un trabajo que requiere un viaje, ya sea dentro de su propia ciudad o estado o fuera del estado o país, su compañía elige el método de responsabilidad y reembolso de esos gastos. Algunas compañías reembolsan sus gastos reales, mientras que otras le otorgan un estipendio de viaje. Si recibe un estipendio de viaje, su responsabilidad tributaria personal depende de si su empleador tiene un plan contable o no responsable. El reembolso por gastos reales no está sujeto a impuestos.
Métodos de reembolso de viaje
Si debe viajar y este viaje se considera relacionado con el trabajo, hay varias maneras en que su compañía puede manejar el reembolso de esos gastos. Puede recibir un estipendio de viaje antes del viaje, puede pagar sus gastos y recibir un reembolso o puede recibir un estipendio de viaje que le exige documentar sus gastos y devolver a su empleador cualquier parte no utilizada del estipendio. Su compañía puede optar por proporcionar estos fondos bajo un plan responsable o un plan no contable, o pueden contabilizar una parte de los gastos a una tarifa diaria.
Plan Responsable
Si su empleador utiliza un plan contable, los gastos comerciales que realizó con su estipendio de viaje no están sujetos a impuestos como ingresos ni están sujetos a los impuestos FICA. Un plan responsable debe cumplir con ciertos requisitos del IRS. Los gastos deben estar relacionados con el negocio y, de lo contrario, serían deducibles por usted como un gasto comercial. Su empleador debe exigirle que documente sus gastos al proporcionar la fecha, hora, lugar, monto y propósito comercial del gasto dentro de un período de tiempo razonable, generalmente dentro de los 60 días.
Todos los gastos requieren recibos a menos que se reembolsen en un plan diario, por ejemplo, gastos de millas. Cualquier exceso de fondos en su estipendio de viaje que no fue necesario para su viaje debe devolverse a la compañía dentro de un período de tiempo razonable. Cualquier dinero no devuelto está totalmente sujeto a impuestos.
Plan No Responsable
Un plan no responsable es uno que no requiere que el empleado rinda cuentas de ninguno de los gastos realizados con el estipendio de viaje. Bajo este tipo de plan, puede gastar su estipendio de viaje en cualquier cosa que elija, sin documentación ni explicación, y no tiene que devolver la parte no utilizada de su estipendio de viaje a su empleador. Bajo este tipo de plan, el monto de su estipendio de viaje se incluye en su ingreso gravable en su formulario W-2 y también está sujeto a los impuestos FICA - Medicare y Seguridad Social.
Gastos por día
El IRS tiene procedimientos para reembolsar a los empleados una tarifa fija para los gastos de viaje, como las comidas, el alojamiento y el kilometraje. Por ejemplo, en 2011, la tasa de reembolso por millaje del IRS fue de 51 centavos por milla. Esta tasa se ajusta en función de la fluctuación de los precios del gas. Conforme a este plan, se le reembolsan sus gastos a las tarifas estándar establecidas por el IRS, por lo que debe proporcionar el motivo comercial de su viaje y la cantidad de millas que recorrió.
Si sus gastos se reembolsan simplemente en función de la tarifa diaria, se considera un gasto contable y no está sujeto a impuestos. Sin embargo, si excede la tarifa diaria y reclama el reembolso, el excedente está totalmente sujeto a impuestos. Para cualquier otro gasto cubierto por su estipendio de viaje para el cual no existe una tarifa diaria, si debe hacerlo, no está sujeto a impuestos, pero si su estipendio de viaje lo cubre y no se le exige que lo haga ni lo devuelva. excedente, estas cantidades están sujetas a impuestos y se agregan a sus ingresos.