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El propósito de la agenda de una reunión es asegurar que los asistentes tengan una idea de hacia dónde se dirige la discusión. También proporciona un marco de tiempo para que todos los involucrados sepan cuándo terminará la reunión. Cree una plantilla de agenda de reunión rápida en el formato correcto para que todo lo que tenga que hacer sea actualizarla para cada sesión.
Formato de lista
Al escribir la agenda de una reunión, debe formatearla en una lista numérica y alfabética en orden de eventos. El formato estándar tiene la palabra "Agenda" en la parte superior de la página. Bajo "agenda", escriba el nombre de la empresa, la fecha y la hora de la reunión. Cada uno de los puntos principales de la agenda se realiza mediante un número o número romano de la siguiente manera: "I. Introducción, II. Correspondencia". Debajo de cada categoría principal, agregue descripciones más detalladas precedidas por una letra en orden alfabético. Aquí hay un ejemplo: "a. Introducción general, b. Introducción de nuevos miembros". Continuar esta secuencia para todos los elementos de la agenda y las descripciones.
contorno
El esquema básico para la agenda de una reunión es, primero, la introducción, seguida por las actas de la reunión anterior (recital y aprobación), informes, nuevos negocios, temas de discusión (en orden de importancia) y el cierre. Esta es una guía básica para una agenda; por supuesto, puede agregar sus propios elementos en el orden que prefiera.
Estimaciones de tiempo
También debe incluir estimaciones de tiempo para cada elemento en su agenda. Use bloques de tiempo en minutos u horas, utilizando estimaciones realistas. El parlamentario de la reunión (por lo general, un secretario o gerente) puede usar estas pautas para mantener la reunión encaminada. Entonces, por ejemplo, puede agregar "3 minutos" junto a la línea de introducción y "15 minutos" debajo de cada elemento para discusión.
Responsabilidades
Además de las estimaciones del tiempo de reunión, también incluya el nombre de la persona responsable de dirigir cada discusión. Si usted o el gerente es la única persona que planea llevar a cabo la reunión, esto no es necesario. Pero si tiene diferentes miembros del equipo asignados a cada tarea en la agenda, incluya los nombres. Por ejemplo, si una secretaria está dando las actas, incluya su nombre junto a ese elemento en la lista.