Cómo administrar con éxito una asociación de condominios

Estar a cargo de una asociación de condominios no es tarea fácil. Como administrador individual o empresa, usted es generalmente responsable del mantenimiento de los edificios, piscinas y otras áreas comunes. También tiene que hacer cumplir las reglas con respecto a lo que los propietarios pueden hacer con su propiedad, y esto puede causar mucha controversia. Los propietarios de viviendas pagan entre $ 100 y $ 10,000 al año para vivir en una comunidad administrada, de acuerdo con CNNMoney.com, y esto crea una enorme presión sobre la asociación para ser financieramente responsable, cumplir con los estándares de mantenimiento y limpieza y mejorar el valor general de la asociación. condominios

La gestión eficiente del condominio comienza con la planificación estratégica.

Paso

Identifique las operaciones clave de las que será responsable. Usando un software de procesamiento de textos, documente las áreas de obligaciones de la asociación de condominios. Estos pueden incluir: mantenimiento de edificios, paisajismo, piscinas, salas recreativas y otras instalaciones compartidas públicamente; recogida de basura; limpieza de emergencia, como nieve o hielo, y seguridad del edificio. Tome nota de otras áreas de la administración, como hacer cumplir las reglas de la comunidad para los propietarios, responder a las quejas, celebrar reuniones regulares de la asociación y cobrar cuotas mensuales o anuales.

Se espera una acción rápida para los servicios de emergencia.

Determine la mano de obra necesaria para operar la instalación. Construir relaciones con los proveedores locales para proporcionar los servicios de mantenimiento. Esté preparado para contratar a un abogado en caso de que surjan acciones legales.

Un presupuesto efectivo ayuda a mantener los gastos en línea.

Planifica el presupuesto anual cuidadosamente. Cree una plantilla en un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel. Comience con el mayor nivel de reparaciones, como los reemplazos de techos, luego asigne los servicios de limpieza, reemplazo de asfalto, paisajismo, control de plagas, calefacción y aire acondicionado, pintura exterior y más. Encueste a todas las unidades para determinar lo que se necesita y deje que las reservas sean responsables de los escenarios de desastres naturales.

Mantener el mantenimiento para enriquecer el valor de condominio.

Documentar un conjunto de normas de reparación y mantenimiento. Esto es crucial para la planificación para el mantenimiento a largo plazo de las operaciones de construcción típicas. Piense en lo que constituye "limpio". Establezca un estándar para lo que considere necesario para programar el control de plagas, el servicio de calefacción / aire acondicionado y otro mantenimiento regular. Al decidir sobre la urgencia de ciertas reparaciones, reduce la posibilidad de que exceda su presupuesto. Además, esto le permite centrarse en las operaciones esenciales necesarias para ejecutar la comunidad.

Paso

Sea lo más diplomático posible con los propietarios. Las disputas sobre las reglas de asociación pueden llevar rápidamente a batallas legales. Las reuniones de la asociación son foros abiertos para que los propietarios planteen problemas. Cuando las quejas se presenten en persona o por escrito, responda de manera eficiente y respetuosa.

Ser financieramente responsable manteniendo un registro de todo.

Documentar y evaluar todas las operaciones de forma regular. Una evaluación de fin de año de su presupuesto y operaciones lo ayuda a determinar qué ha funcionado y si necesita cambiar su enfoque el próximo año. Mantenga todos los recibos de mantenimiento, contratos legales, información de seguros y registros financieros juntos en un sistema de archivo organizado para futuras referencias.