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Una asociación de propietarios (HOA, por sus siglas en inglés) es una organización responsable del mantenimiento general y el mantenimiento de áreas comunes en una subdivisión residencial. La HOA puede ser administrada por una empresa de administración o el desarrollador de bienes raíces, pero generalmente se entrega a los residentes una vez que se completa el desarrollo. Se requiere una HOA para llevar libros contables que reflejen con precisión las cuotas cobradas, en qué tipos de gastos se incurren, mostrar saldos de reservas para proyectos especiales y otros artículos. Un sistema contable básico puede ser implementado sin demasiada dificultad.
Paso
Compre software de contabilidad adaptado para una HOA si aún no posee el software. No tiene que usar un software específico de HOA si ya posee otro software de contabilidad. Condo Manager y TOPS son proveedores de software que se especializan en las necesidades de contabilidad de HOA, mientras que Quickbooks es un software financiero general que se puede usar para cumplir con los requisitos contables básicos de HOA. Complete el tutorial y lea los manuales entregados con el software que compró para comprender cómo configurar su HOA en el sistema.
Paso
Asegúrese de tener una comprensión sólida de los requisitos contables de HOA. La Asociación de Asociaciones de Propietarios de Viviendas de California es un buen recurso para obtener más información sobre los requisitos básicos de la Asociación de Propietarios.
Paso
Establezca una convención de nomenclatura coherente para sus números de cuenta antes de comenzar a ingresarlos. Por ejemplo, puede decidir que todas las cuentas de activos comiencen con el número "1," cuentas de responsabilidad civil "2," cuentas de ingresos "3," cuentas de gastos "4" y cuentas de capital "5".
Paso
Cree las cuentas que usará en el sistema de software. Las cuentas de activos básicas que necesitará son efectivo, cuentas de cheques, cuentas por cobrar, gastos diferidos y activos fijos. Para las cuentas de responsabilidad civil, necesitará Cuentas por pagar, Ingresos diferidos y Préstamos. Las cuentas de ingresos incluirán las cuotas y los ingresos por intereses. Las cuentas de la mayoría de los gastos serán de servicios públicos, seguros, mantenimiento, custodia, intereses, tarifas, impuestos y gastos de reserva. Finalmente, las ganancias retenidas y las reservas comprenderán las cuentas de patrimonio. Cada HOA tiene necesidades específicas, pero esta lista de cuentas proporciona una base sólida para comenzar a ingresar transacciones y se puede lograr usando cualquier HOA o un software genérico de contabilidad financiera.
Paso
Realice la entrada de saldo inicial en su nuevo sistema de software. Esta entrada se realiza antes de que sus entradas diarias estándar continúen avanzando. Esta entrada no debe incluir ninguna cuenta de ingresos o gastos. Por ejemplo, si la HOA tiene $ 1,000 en el banco de las cuotas de los propietarios anteriores, la entrada será simplemente un débito a la cuenta de cheques por $ 1,000 y un crédito a las ganancias retenidas por $ 1,000. En este punto, tiene un balance de apertura y está listo para avanzar en el registro de la actividad diaria.
Paso
Ingrese sus números de presupuesto para cada cuenta de ingresos y gastos. El método para establecer los números del presupuesto dependerá del software que esté utilizando. El presupuesto generalmente requiere establecer un libro mayor separado del que usa para registrar la actividad diaria de su HOA. Lea la sección respectiva de su manual de software para comprender los detalles específicos relacionados con la creación de presupuestos en su sistema de software.
Paso
Aprenda a ejecutar los informes básicos entregados con su software. Los informes más básicos son: balance, estado de ingresos, estado de flujo de efectivo y presupuesto vs. real. Estos deben ser entregados con cualquier software financiero que utilice.