Cómo organizar y archivar documentos

Organizar sus documentos no solo mantendrá sus archivos importantes a mano, sino que también los protegerá si se almacenan correctamente. A nadie le gusta la sensación de revisar documentos, tirar papel porque no puede encontrar ese importante extracto bancario. Una vez que organiza y archiva sus documentos, encontrar sus archivos importantes es rápido y fácil.

Organiza y archiva tus documentos.

Paso

Calcule el número de carpetas de archivos, carpetas y separadores de pestañas que necesita. Esto depende de la cantidad de categorías de archivo que tenga. Es mejor comprar estos suministros después de haber creado sus categorías de archivo para que sepa exactamente cuántas carpetas necesita.

Paso

Designe un espacio en el piso o una mesa grande para hacer las pilas de todos sus documentos. Organizar sus documentos es un proceso y, por lo tanto, desea designar un área donde pueda hacer las pilas de documentos ordenados y dejarlos ordenados allí si no termina de inmediato. Dependiendo de la cantidad de documentos que tenga, esto podría llevarle un fin de semana completo, o mejor aún, dedique al menos 10 a 30 minutos por día para organizar y archivar sus documentos.

Paso

Organiza tus documentos en pilas separadas en categorías de nombre. Por ejemplo, las facturas de agua en una pila y los extractos bancarios en otra (pilas separadas para cada banco).

Paso

Haga una lista de las diferentes categorías nombradas (compañías o nombres de documentos) que tiene una vez que haya colocado todos sus documentos en pilas separadas. Por ejemplo: Bank of America, Water Bill, Car Loan, State Farm Insurance, AAA, Student Loans, etc. Alfabetice su lista. Si todos sus documentos están almacenados en un archivador en orden alfabético, le será más fácil encontrar sus documentos.

Paso

Escriba cada uno de los nombres de sus categorías en la pestaña de la carpeta de archivos o en un papel separado con las pestañas que se separan y luego insértelas en la pestaña de la carpeta de archivos colgantes.

Paso

Ponga todas sus carpetas de archivos en el archivador en orden alfabético. Comience a archivar las pilas de documentos. A medida que archiva los documentos en sus carpetas adecuadas, organice los documentos en orden cronológico con los más nuevos en la parte superior. Consulte las leyes estatales y federales para averiguar cuánto tiempo debe conservar ciertos documentos importantes. Algunos documentos, como las contribuciones de IRA, deben conservarse permanentemente.

Paso

Mantenga una copia de seguridad de los documentos importantes, o si solo desea tener a mano los documentos del año (por ejemplo, para fines fiscales) haciendo carpetas para archivar copias de sus documentos. Dependiendo de la cantidad de documentos tener, separar sus documentos en categorías, tales como documentos bancarios, facturas e inversiones. No olvide etiquetar sus separadores de pestañas para que todo el contenido de su carpeta sea fácilmente accesible. Coloque una lista de las categorías con pestañas en la parte frontal de su carpeta. También puede escanear todos sus documentos importantes y guardar copias electrónicas como copia de seguridad.