Implicaciones fiscales del reembolso de gastos a través de la nómina

El Servicio de Impuestos Internos permite a los empleadores reembolsar a los empleados los gastos comerciales incurridos en el trabajo. Bajo un plan responsable, estos reembolsos de gastos son libres de impuestos para el empleado. Si se trata de un plan no responsable, los pagos se consideran salarios. Si los reembolsos se emiten a través de la nómina, eso significa que son parte de un plan no responsable y que el empleado pagará impuestos sobre los reembolsos.

Hombre en traje de bombeo gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Gastos de negocios del empleado

Como representantes de la empresa, los empleados tienden a incurrir en gastos comerciales mientras trabajan. Conducir para reunirse con un cliente, recoger algunos suministros de oficina o llevar a un cliente a almorzar son todos los gastos comerciales que pueden ser reembolsados ​​por el empleador. Para documentar y justificar los gastos, los empleados deben guardar copias de los recibos al realizar compras comerciales. El IRS permite a los empleadores reembolsar a los empleados por milla para viajar en automóvil, por lo que los empleados pueden mantener un registro detallado de los viajes de negocios en lugar de guardar los recibos de gasolina.

Planes responsables y no responsables

Cuando los empleadores reembolsan a los empleados los gastos de trabajo, lo hacen bajo un plan responsable o un plan no responsable. Un plan responsable es aquel en el que el empleado proporciona documentación oportuna de los gastos y devuelve los reembolsos en exceso. El empleador verifica que el gasto tenía una conexión comercial y retiene una copia de la documentación. Bajo un plan contable, el reembolso de gastos no es un ingreso. En cambio, es un reembolso libre de impuestos de los gastos al empleado.

Emisión de cheques bajo un plan contable

Si tiene un plan contable, los reembolsos de gastos no deben procesarse a través de la nómina. En su lugar, solicite a los empleados que reúnan periódicamente la documentación de los gastos y luego emitan un cheque de reembolso de gastos. Estos pagos deben ser registrados como gastos de la empresa. Por ejemplo, si recorta a un empleado un cheque de reembolso de millas por $ 50, esos $ 50 deben registrarse como gastos de millas. Su compañía podrá cancelar estos gastos en su declaración de impuestos de negocios, así que conserve copias de los formularios de millas y recibos para justificar el gasto.

Procesamiento de nómina para planes no responsables

Si el empleador no sigue las reglas de un plan contable, está operando bajo un plan no responsable. A veces, un empleador implementa a propósito un plan no responsable para minimizar el mantenimiento de registros. Por ejemplo, una empresa puede optar por darles a los empleados $ 500 cada uno para cubrir los gastos de alimentos y kilometraje para una capacitación comercial anual y no requieren recibos. En este caso, los reembolsos de gastos se consideran en realidad salarios y los empleados pagarán impuestos sobre ellos.

Dado que estos se consideran salarios, los reembolsos de gastos según un plan no contable deben procesarse a través de la nómina. De esa manera, el empleador puede retener impuestos federales, estatales y de nómina. Al final del año, los reembolsos de gastos se informarán como salarios en el Formulario W-2 del empleado.