1099 Reglas para gastos reembolsados ​​para un subcontratista

Los contratistas independientes, consultores y autónomos se enfrentan a muchos desafíos profesionales, incluido el aprendizaje para dominar las complicadas normas fiscales. El reembolso de los gastos comerciales válidos no suele ser sujeto de impuestos al contratista, suponiendo que cumpla con las reglas de contabilidad y mantenimiento de registros adecuados.

Los contratistas independientes a menudo actúan como sus propios asesores fiscales al navegar por las reglas de deducciones y reembolsos comerciales.

Contratistas vs. Empleados

Los contratistas independientes difieren de los empleados para fines fiscales. En general, el IRS analiza qué parte en última instancia tiene el control sobre el producto de trabajo y quién toma las decisiones para determinar si alguien es un empleado o un contratista, aunque el IRS puede considerar cualquier hecho y circunstancia relevante. Los contratistas reciben honorarios acordados por los servicios prestados al cliente sin ninguna retención con fines fiscales. Las compañías que le pagan a un contratista independiente $ 600 o más por los servicios prestados durante el año deben proporcionar al Contratista un Formulario 1099-MISC antes del 31 de enero del año siguiente. Los clientes pueden reembolsar a los contratistas los gastos comerciales razonables, pero hacerlo por una gran cantidad de gastos indica al IRS que un contratista era en realidad un empleado a efectos fiscales en el Reglamento de Ingresos 55-144.

Contabilidad adecuada

Para ser reembolsado por los gastos incurridos en nombre de un cliente, el contratista proporciona una factura con la contabilidad adecuada de los gastos al cliente. La contabilidad generalmente adecuada incluye una lista detallada de gastos y recibos si así lo solicita el cliente. Suponiendo que el cliente reembolse los gastos comerciales válidos, el contratista no informará el reembolso como ingresos, ni deducirá los gastos como gastos comerciales. El reembolso no se reflejará en el Formulario 1099-MISC del contratista.

Contabilidad inadecuada

Si el contratista no proporciona una lista detallada de los gastos del negocio al cliente, el reembolso, si se paga, se incluye como ingreso al contratista en el Formulario 1099-MISC. Suponiendo que el contratista mantuviera suficientes registros de los gastos, puede deducir los gastos en el Anexo C del Formulario 1040.

Mantenimiento de registros

El contribuyente que reclama la deducción, ya sea el contratista o el empleador, debe justificar los gastos comerciales. Guarde los recibos o registros de gastos, como cheques cancelados o estados de cuenta de tarjetas de crédito. Además, documente los detalles de cada gasto, incluido el objetivo comercial y las partes involucradas, por ejemplo, los asistentes a una comida. También registrar la fecha de los gastos; dónde se incurrió en el gasto, incluido el lugar y la ciudad si es un gasto de viaje; y una lista detallada de cada gasto.

Subcontratistas

En ocasiones, los contratistas independientes contratan subcontratistas para completar ciertos compromisos que pueden ser clasificados como empleados o contratistas a efectos fiscales. En estos casos, los contratistas originales se convierten en empleadores y deben cumplir con las mismas reglas que rigen el reembolso de gastos, aunque desde una perspectiva diferente.